A GyIK rendszer használatával, amely az OTRS 2.1 óta független külső modul, tudásadatbázis tervezhető és kezelhető, például az ismert hibák megoldásával kapcsolatos javaslatokhoz és/vagy eljárásokhoz.
Bejegyzések biztosíthatók kizárólag belső használatra, az összes ügyfélhez vagy a nyilvánosságnak. Nyelv vagy kategóriák szerint hozhatók létre és rendezhetők. A GyIK bejegyzések minőségét az ügyintézők értékelhetik. A megjelenítendő legutóbb létrehozott vagy legutóbb felülvizsgált bejegyzések száma mindenféle korlátozás nélkül beállítható. Minden bejegyzés indexelhető a hatékony keresés érdekében.