Az OTRS felhasználók (ügyfelek, ügyintézők és az OTRS adminisztrátor) a saját igényeik szerint állíthatják be a fiókjuk beállításait. Az ügyintéző a webes felület tetején lévő fogaskerék ikonra kattintva férhet hozzá a beállítási képernyőhöz (lásd a lenti ábrát), míg az ügyfeleknek a „Beállítások” hivatkozásra kell kattintaniuk (lásd a lenti ábrát).
Egy ügyintéző a beállítások 3 különböző kategóriáját állíthatja be: felhasználói profil, e-mail beállítások és egyebek. Az alapértelmezett lehetőségek a következők:
Felhasználói profil
A jelenlegi jelszó megváltoztatása.
Az avatárkép megváltoztatása.
A felhasználói felület nyelvének beállítása.
Személyes időzóna kiválasztása.
Az irodán kívüli idő bekapcsolása és beállítása.
Értesítési beállítások
Azon várólisták kiválasztása, amelyeket meg szeretne figyelni a „Saját várólistákban”.
Azon szolgáltatások kiválasztása, amelyeket meg szeretne figyelni a „Saját szolgáltatásokban”.
Annak beállítása, hogy mely jegyértesítéseket szeretné megkapni (átviteli módonként).
Annak kiválasztása, hogy milyen fajta időpontváltozásokról szeretne értesítéseket kapni.
Egyebek
Az előtétprogram felszín váltása.
A frissítési időszak beállítása az áttekintőknél (vezérlőpult, várólista nézet, stb.).
Egy jegy létrehozása után megjelenítendő képernyő beállítása.
Oldalankénti korlátok meghatározása a különböző áttekintő képernyőkhöz (jegy, dinamikus mezők és kommunikációs napló).
Egy ügyfél kiválaszthatja a webes felület nyelvét, beállíthatja a frissítési időközt a jegyáttekintőnél, valamint kiválaszthatja a megjelenített jegyek legnagyobb mennyiségét. Lehetséges egy új jelszó beállítása is.